La matriz Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que ayuda a organizar y priorizar los asuntos pendientes según su urgencia e importancia. Fue nombrada en honor a Dwight D. Eisenhower, quien era conocido por su habilidad en la gestión del tiempo. Esta herramienta logró mayor popularidad después de que Stephen R. Covey la mencionara en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Al utilizar esta matriz, se aumenta la productividad al asignar los recursos a lo que realmente importa. Es útil tanto en el ámbito personal como en contextos empresariales.
Índice
- Qué es la matriz Eisenhower
- Para qué sirve la matriz Eisenhower
- Matriz Eisenhower: urgencia e importancia
- Matriz Eisenhower: explicación de cada uno de los cuatro cuadrantes
- Ejemplos de asuntos en cada cuadrante de la matriz Eisenhower
- Matriz Eisenhower y técnica Pomodoro
Qué es la matriz Eisenhower
El tiempo es un recurso escaso y, probablemente, el más valioso. Sin embargo, la gestión del tiempo es un desafío constante en la vida cotidiana de directivos, gerentes, vendedores, profesores, amas de casa, etc.
La cantidad de tareas y responsabilidades que se deben cumplir en plazos determinados puede abrumar a cualquiera. La matriz Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que, en este contexto, resulta invaluable. Esta matriz ayuda a organizar y priorizar los asuntos pendientes utilizando dos criterios: urgencia e importancia.
Su nombre es en honor a Dwight D. Eisenhower, presidente número 34º de los Estados Unidos de América, de quien se dice era un maestro en la gestión del tiempo. Como militar o político, Eisenhower tomó una gran cantidad de decisiones estratégicas, para ello, necesitaba priorizar y organizar los asuntos sobre los que tenía que decidir.
Esta poderosa herramienta para la administración del tiempo ganó más popularidad después de que, en 1989, Stephen R. Covey publicó Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. En este libro, Covey enfatiza la importancia de centrarse en el cuadrante II de la matriz Eisenhower, donde se encuentran los asuntos no urgentes pero importantes. Dedicar tiempo a los asuntos importantes evita que se conviertan en asuntos urgentes en el futuro y, además, nos ayuda a avanzar hacia nuestros objetivos a largo plazo, es decir, se trata del cuadrante que permite identificar los asuntos estratégicos.
También, se enfatiza evitar caer en el cuadrante III de la matriz donde se encuentran los asuntos urgentes, pero no importantes. Según Covey, la mayoría de las personas dedican su tiempo a apagar fuegos olvidándose, muchas veces, de los asuntos que verdaderamente importan.
Primero lo primero es el nombre que Covey dio al tercer hábito que propone en su libro, es decir, para ser efectivos hay que priorizar tareas.
Covey coloca la urgencia en el eje horizontal y la importancia en el eje vertical y, le llamó Matriz de la administración del tiempo. La premisa fundamental es concentrarse en las tareas importantes.
Para qué sirve la matriz Eisenhower
La matriz Eisenhower es una herramienta para aquellos que desean ser más eficientes y efectivos al mejorar la gestión del tiempo y enfocarse en las tareas más importantes. Un buen administrador trabaja para que el tiempo y esfuerzos se dediquen lo que realmente importa. La utilización de esta matriz permite:
- Priorizar o jerarquizar los asuntos que requieren atención inmediata y los que tienen un impacto positivo y significativo en nuestros objetivos estratégicos, es decir, los objetivos de largo plazo.
- Resolver los asuntos según su priorización evitando que se acumulen en la lista de pendientes.
- Identificar los asuntos que requieren atención inmediata.
- Identificar los asuntos que contribuyen a los objetivos, pero que no requieren atención inmediata.
- Identificar los asuntos que no contribuyen a los objetivos, pero que consumen recursos.
- Identificar los asuntos que contribuyen poco a los objetivos y, siendo así, delegarlos.
- Aumentar la productividad al propiciar la asignación de recursos a lo que realmente importa.
Matriz Eisenhower: urgencia e importancia
La matriz Eisenhower clasifica los asuntos según su urgencia e importancia. De este modo, el significado de urgente e importante resultan cruciales para el éxito en la utilización de la matriz.
La urgencia se refiere al plazo del que se dispone para terminar un asunto, completar una tarea o actividad o tomar una decisión. En general, en este texto nos referiremos a asuntos sabiendo de antemano que un asunto puede ser una tarea, actividad o una decisión.
Un asunto urgente requiere atención inmediata y, por lo tanto, debe ser resuelto lo antes posible. Por otro lado, un asunto no urgente no tiene una fecha límite inmediata, entonces, puede ser realizado en una fecha posterior. Lo urgente se relaciona con las fechas de entrega y plazos.
La importancia se relaciona con la relevancia que un asunto tiene en cuanto a alcanzar los objetivos a largo plazo. Un asunto importante es el que tiene un impacto positivo en la consecución de los objetivos estratégicos, un asunto no importante tiene poca o nula contribución en los objetivos estratégicos. Los asuntos que no son importantes pueden ser eliminados de la lista de pendientes o, simplemente, se pueden delegar.
En la vida laboral, muchas personas tienen la sensación de que todo es urgente y, al mismo tiempo, importante. Distinguir lo importante de lo urgente es fundamental para decidir, informadamente, a qué asuntos dedicar tiempo, esfuerzo y dinero. Las decisiones urgentes pocas veces resultan ser importantes es una frase que se le atribuye a Dwight D. Eisenhower.
Matriz Eisenhower: explicación de cada uno de los cuatro cuadrantes
La matriz Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes ya que, al considerar ambos criterios, urgencia e importancia, es posible clasificar los asuntos en cuatro categorías o cuatro cuadrantes, cada uno de los cuales debe necesita un enfoque específico:
Cuadrante I: Asuntos urgentes e importantes
En este cuadrante se encuentran los asuntos urgentes e importantes. Se trata de asuntos que necesitan atención inmediata y que, además, tienen un impacto significativo y positivo en los objetivos de largo plazo. Postergar los asuntos clasificados en este cuadrante tendrá implicaciones negativas en el logro de objetivos.
El enfoque que se debe seguir es ¡Hacerlo ya!
Cuadrante II: Asuntos no urgentes, pero importantes
Los asuntos no urgentes, pero importantes se encuentran en este cuadrante. Son asuntos con una fecha de terminación indefinida o muy lejana. Los asuntos en este cuadrante pueden posponerse debido a que no se les considera urgentes, pero existe el riesgo de que se vuelvan urgentes en el futuro al pasarlos por alto.
El enfoque que la matriz sugiere para estos asuntos es programarlos en el tiempo y asignarles recursos, no hay que olvidar que son importantes y, por lo tanto, tienen un impacto positivo en el logro de objetivos.
Cuadrante III: Asuntos urgentes, pero no importantes
Ahora se trata de los asuntos urgentes, pero no importantes. Es decir, son asuntos que necesitan atención inmediata, pero su impacto en los objetivos es nulo o poco. Este tipo de asuntos necesitan dedicación —tiempo, esfuerzo y dinero—, sin embargo, su impacto en el logro de los objetivos, como ya se mencionó, es mínimo.
El enfoque que se recomienda para estos asuntos es delegarlos.
Cuadrante IV: Asuntos no urgentes y no importantes
Este cuadrante se tienen los asuntos que no son urgentes ni importantes. Son asuntos cuya fecha de entrega es indefinida o lejana y, además, no tienen ningún impacto en los objetivos, entonces, el enfoque es eliminar estos asuntos de la lista de pendientes.
Desde este punto de vista, la matriz Eisenhower se puede considerar una herramienta de eliminación de desperdicios.
Ejemplos de asuntos en cada cuadrante de la matriz Eisenhower
La matriz Eisenhower es útil tanto en el ámbito personal como en contextos empresariales. A continuación, se presentan algunos ejemplos de asuntos en cada uno de los cuatro cuadrantes de la matriz considerando la perspectiva de un director general:
Cuadrante I. Asuntos urgentes e importantes
- Mejorar el ambiente laboral.
- Mejorar la relación con proveedores.
- Entregar los pedidos en la fecha acordada.
- Promover el trabajo en equipo.
- Presentar el nuevo proyecto en la fecha acordada.
- Atender quejas de clientes importantes.
- Resolver una crisis de imagen de la marca en redes sociales.
- Realizar ajustes al informe que accionistas solicitaron de último minuto.
- Resolver que la tienda en línea no está disponible.
Cuadrante II. Asuntos no urgentes, pero importantes
- Disminuir la rotación de personal.
- Reducir el número de productos defectuosos.
- Mejorar la capacitación del personal.
- Ampliar el área de oficinas.
- Elaborar el plan de ventas del siguiente año.
- Cotizar nuevos planes de servicio de proveedores con anticipación.
- Entender y cumplir con las nuevas disposiciones fiscales.
- Presentar a clientes potenciales el nuevo producto.
- Modernizar el sistema de administración del inventario.
Cuadrante III. Asuntos urgentes, pero no importantes
- Responder a correos electrónicos no importantes.
- Responder llamadas telefónicas no importantes.
- Asistir a reuniones innecesarias.
- Agendar citas y reuniones.
- Verificar la disponibilidad de la sala de reuniones.
- Clasificar la correspondencia física.
- Tomar mensajes.
- Transcribir audios o conferencias.
- Redactar documentos varios: memorándums, circulares, minutas, constancias, etc.
- Archivar documentos.
Cuadrante IV. Asuntos no urgentes, ni importantes
- Conversar sobre asuntos personales e el trabajo.
- Ver videos virales.
- Enviar memes.
- Revisar las nuevas tendencias de la moda.
- Averiguar la fecha de estreno de una nueva serie.
Una alternativa a la matriz Eisenhower es una lista de pendientes, se comienza escribiendo los asuntos a completar en una fecha próxima y se tachan o eliminan de la lista cuando se han resuelto.
Otros asuntos pueden característicos de la administración de una empresa son: mala planeación de la demanda, camiones mal cargados, reorganizar el área de cobranza y crédito, lanzamiento de nuevos productos, seguridad en el lugar de trabajo, robo hormiga, etc.
Matriz Eisenhower y técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a alguna actividad, además, es muy popular entre estudiantes de todo el mundo. Consiste en dividir el tiempo en intervalos de tiempo cortos y enfocados llamados pomodoros. Entre pomodoros se tienen descansos breves.
La combinación de la matriz Eisenhower y la técnica Pomodoro puede resultar beneficiosa aumentando la productividad y concentración. Simplemente se tienen que seleccionar las tareas de los cuadrantes I y II de la matriz y trabajar según la técnica Pomodoro.
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