Qué es la Matriz Eisenhower o Matriz de administración del tiempo – Definición, concepto

La matriz Eisenhower es una técnica que se utiliza para priorizar tareas, es decir, para determinar qué tareas deben realizarse primero. El procedimiento utiliza dos variables: importancia y urgencia.

Debe su nombre a Dwight D. Eisenhower, presidente número 34 de los Estados Unidos de América, a él se le atribuye la capacidad de realizar sus encomiendas en el momento oportuno, es decir, tenía una excelente capacidad para administrar su tiempo.

Las tareas pendientes en el día a día generan mucho estrés en la vida laboral, muchas personas tienen la sensación de que todo es urgente y, también, importante, pero ¿realmente lo es?

“Las decisiones urgentes pocas veces resultan ser importantes” es una frase que se le atribuye a Dwight D. Eisenhower.

En 1989, Stepehn Covey publicó su “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, desde entonces se han vendido millones de copias. “Primero lo primero” es el nombre que Covey dio al tercer hábito que propone, es decir, hay que priorizar tareas.

Covey propone una matriz que considera la urgencia en el eje horizontal y la importancia en el eje vertical y, le llamó Matriz de la administración del tiempo. La premisa consiste en concentrarse en las tareas importantes, dedicar nuestro tiempo a aquellas tareas que son verdaderamente importantes.

La matriz presenta cuatro cuadrantes y, según la premisa descrita tenemos que concentrarnos en los cuadrantes I y II, pero, principalmente en el cuadrante II. Para ello, primero tenemos que clasificar las tareas según su urgencia e importancia, después las clasificamos en alguno de los cuadrantes de la matriz.

Cada cuadrante se debe interpretar como una ruta de acción:

  • Cuadrante IV. Tareas que no son importantes y tampoco urgentes. Lo mejor es olvidarlas o eliminarlas de la lista de pendientes. Descártalas o elimínalas de tu lista de pendientes o, alternativamente, las podemos archivar.
  • Cuadrante III. Tareas que son urgentes, pero no son importantes. La recomendación es delegarlas, es decir, que alguien más las realice. Otra alternativa, es dedicarles algún esfuerzo para algún tiempo posterior.
  • Cuadrante II. Tareas que son importantes, pero no son urgentes. En este caso, tenemos que programar las tareas en el tiempo, o sea, establecer metas y fechas. Siempre debemos tener en mente que estas tareas son las más importantes y, por lo tanto, es posible que sean las que más valor crean dentro de una empresa, representan las decisiones estratégicas, aquellas de largo plazo. No existen fechas de cumplimiento o, son muy lejanas o, somos nosotros mismos quienes las podemos establecer, esto quiere decir que debemos planificarlas.
  • Cuadrante I. Tareas que son importantes y urgentes. Son las tareas que debemos realizar de inmediato. Es posible que sean las tareas cuya fecha de cumplimiento está muy próxima. Sin embargo, no son tan importantes como las del cuadrante II, pues representan las tareas operativas, aquellas de corto plazo.

Siempre es mejor dedicar tiempo a las tareas importantes antes de que se vuelvan urgentes, otra razón para enforcar los esfuerzos en el cuadrante II.

La matriz de administración del tiempo puede ser de gran ayuda para personas que se sienten abrumadas por la gran cantidad de tareas pendientes. Es un procedimiento que elimina el trabajo superficial, aquel que tiene poca trascendencia.

Es comúnmente aceptado que las actividades estratégicas añaden más valor a las empresas, entonces, por qué no habríamos de dedicar más tiempo a estas actividades, de hacerlo estaremos potenciando la creación de valor de la empresa. La técnica es de gran ayuda para incrementar la productividad.