El balance general de una empresa es una fotografía de la situación financiera la empresa, por ello, también se le conoce como estado de la situación financiera o, simplemente, estado de situación. Así, el balance general es un documento contable que muestra la situación financiera de una empresa en una fecha concreta y lo hace de manera clara y detallada.
Los elementos del balance general son activo, pasivo y capital. El lado izquierdo del balance general muestra los activos de la empresa, es decir, sus bienes y derechos.
El lado derecho muestra el pasivo, o sea, sus deudas y obligaciones; y, además el capital, es decir, el patrimonio de los accionistas. Ambos, pasivo y capital, integran las formas de financiamiento de la empresa.
Se puede decir que el balance general muestra, a detalle, los derechos y obligaciones de una empresa en una fecha específica, producto de las operaciones realizadas.
El balance general cambia día con día debido a las operaciones realizadas de manera cotidiana, pero también lo hace si no hay operaciones, por ejemplo, el valor de los inventarios puede cambiar si existe un proceso de evaporación de estos, otro caso es la pérdida de valor de algunos activos por el simple transcurrir del tiempo, un ejemplo es el equipo de cómputo.
Los saldos de las cuentas que conforman el activo, pasivo y capital cambian diariamente. Por esta razón, es importante escribir la fecha al elaborar este documento contable.
Un balance general se puede elaborar en cualquier fecha del año que se crea conveniente, pero el 31 d diciembre se elabora un balance general que sirve para el cierre anual de las operaciones.
El capital o capital contable (C) resulta de la diferencia entre el activo (A) y el pasivo (P):
A esta igualdad se le conoce como ecuación contable o ecuación de contabilidad o ecuación de balance o ecuación de situación, y es el fundamento de la contabilidad por partida doble.
Además de ser la base de la partida doble, la ecuación nos dice que el capital es un derecho residual sobre los activos de una empresa, es decir, el patrimonio de los accionistas se calcula o determina después de cumplir las obligaciones que se tienen con los diferentes acreedores.
La ecuación contable se puede reescribir como:
El balance general es un documento de interés para los accionistas para conocer qué tan satisfactoria ha resultado su inversión. En este mismo sentido lo es para inversionistas potenciales.
Los acreedores desearán conocer la situación financiera de una empresa para determinar si conceden un crédito o no lo hacen.
Entre mejor sea la situación financiera de una empresa mayor la probabilidad de que cumpla sus obligaciones y, en consecuencia, los acreedores estarán más dispuestos a conceder el crédito.
Si la situación financiera es mala los acreedores pueden decidir conceder el crédito, pero con una tasa de interés mayor que compense el riesgo de prestar dinero a una empresa con problemas financieros.
Las autoridades tributarias también están interesadas en conocer el balance general de una empresa para determinar si el monto de impuestos pagado fue calculado correctamente.