Obeya es un instrumento que promueve la mejora continua mediante la comunicación efectiva y la toma de decisiones ágil en una sala con apoyos visuales como, por ejemplo, tableros, pizarrones, pantallas de proyección, cartulinas, etc.
Qué es obeya
Obeya significa gran sala, es una práctica importante en la manufactura esbelta, busca mejorar la comunicación y la toma de decisiones mediante la visualización de información clave.
Se trata de un espacio que es utilizado por equipos multidisciplinarios para tomar decisiones estratégicas y operativas basadas en evidencia. Reúne a personas con diferentes experiencias y funciones dentro de la empresa para que colaboren compartiendo información y sus puntos de vista respecto a un asunto específico.
Esta herramienta se distingue por su enfoque en la visualización de la información que se considera relevante. Tableros, gráficas, indicadores de desempeño y cualquier otro elemento visual ayudan a que las personas tengan un entendimiento actual, preciso y lo suficientemente amplio del estado actual del asunto de interés de manera que propongan soluciones. Los elementos visuales aceleran la comprensión del asunto a tratar.
Al reunir a las personas responsables en un mismo lugar, se promueve la transparencia, la confianza, el intercambio de ideas, la comunicación efectiva, la evaluación de alternativas, la sinergia y la toma de decisiones efectiva y ágil. Después de comprender el reto común, los esfuerzos de cada una de las funciones de la empresa tienden a alinearse.
Dado que es una herramienta que promueve la agilidad, las empresas podrán adaptarse más rápidamente a los cambios que se presentan en el entorno.
Se puede utilizar para mejorar procesos, desarrollar un nuevo producto, gestionar proyectos, etc. Su uso se puede generalizar a cualquier asunto que se quiera mejorar. El espacio colaborativo favorece la mejora en todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. De este modo, también contribuye a fomentar una cultura de mejora continua.
Los objetivos que se definan en obeya deberán ser alcanzables y medibles, cualquier mejora en aspectos clave —productividad, calidad, seguridad, tiempos de entrega, etc.— deberá ser objeto de seguimiento.
Implementación
Para que esta dinámica tenga lugar, primero se debe identificar el asunto de interés. Después, se asigna el espacio para obeya, para ello, se debe considerar un lugar cómodo, accesible y que propicie la comunicación.
También es importante definir y comunicar el protocolo de las reuniones, esto significa definir reglas claras, objetivos y roles que conduzcan a la resolución del problema a tratar. Será crucial que las reglas que se definan fomenten una cultura de participación y respeto. Se deberá considerar el espacio para pegar cartulinas y post-it, o para instalar tableros y pizarrones.
La resistencia al cambio, los costos asociados al espacio, la falta de compromiso de los directivos, la conducción deficiente de la dinámica y la inversión de tiempo son algunos obstáculos para su implementación.
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