Una cuenta es un registro ordenado de las variaciones —aumentos y disminuciones— en cada uno de los conceptos que integran el activo, pasivo y capital y, dichas variaciones son resultado de las operaciones cotidianas de la empresa.
Las cuentas se deben nombrar de acuerdo con el valor que controlan, por ejemplo, a la cuenta que controla los depósitos realizados a favor de la empresa en una institución bancaria se le llama Bancos; a la cuenta que controla los títulos de crédito a cargo de la empresa se conoce como Documentos por pagar, etc. Los nombres de las cuentas son útiles ya que precisan claramente el concepto que controlan.
Las cuentas se clasifican en cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital. Recordemos que el activo, pasivo y capital integran los elementos del balance general, de tal forma que, las cuentas son necesarias para la elaboración de los estados financieros. Las cuentas también se utilizan para elaborar el estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias.
En sentido esquemático una cuenta tiene forma de letra T. Las cuentas contienen dos columnas que se conocen como Debe y Haber. Cuando registramos una cantidad en el Debe de una cuenta decimos que estamos cargando o debitando, en cambio, cuando anotamos una cantidad en el Haber de una cuenta decimos que estamos abonando o acreditando.
Una cantidad escrita en el Debe se conoce como cargo, débito o debitar. Una cantidad anotada en el Haber se conoce como abono, crédito, o acreditar.
La suma de todos los cargos se conoce como movimiento deudor y la suma de todos los abonos se conoce como movimiento acreedor.
La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se conoce como saldo. Cuando el movimiento deudor es mayor que el movimiento acreedor se tiene saldo deudor. Cuando el movimiento acreedor es mayor que el movimiento deudor se tiene saldo acreedor.
También, se dice que una cuenta está saldada o cerrada cuando ambos movimientos, deudor y acreedor, son iguales.
Las cuentas de activo siempre presentan saldo deudor debido a que representan los bienes y derechos de la empresa, no puede salir más dinero del que entra, por ejemplo, en las cuentas Caja y Bancos.
Las cuentas de activo se inician con cargo, es decir, con una anotación en el Debe. En una cuenta de activo los cargos aumentan el saldo y los abonos lo disminuyen.
Las cuentas de pasivo siempre presentan saldo acreedor debido a que representan las deudas y las obligaciones de la empresa.
Las cuentas de pasivo se inician con un abono, es decir, con una anotación en el Haber. En una cuenta de pasivo los cargos disminuyen el saldo y los abonos lo aumentan.
Las cuentas de capital son de naturaleza acreedora pues representan el patrimonio de los accionistas.
Las cuentas de capital se inician con una anotación en el Haber, es decir, con un abono. En una cuenta de capital los cargos disminuyen el saldo y los abonos lo aumentan.
Los registros de la cuenta forman el Libro Mayor. Actualmente, las empresas utilizan software especializado para el adecuado registro contable.
Nota: La imagen solo muestra las ubicaciones de cada concepto en la cuenta T, por ejemplo, en la cuenta de bancos la ubicación de saldo acreedor debe estar en blanco, en cambio, en la ubicación de saldo deudor deberá aparecer la suma de los cargos.