Definición: Un centro de costos es una unidad dentro de una empresa u organización que genera costos. Puede ser un puesto de trabajo, un grupo de trabajadores, un departamento, etc. Para identificar un centro de costos es necesario que se puedan rastrear los costos y que exista un responsable que controle los costos.
Si pensamos en una fábrica tendremos que el gerente o supervisor que sea responsable de una línea de producción tendrá la encomienda de controlar la cantidad de materias primas que utiliza, el número de horas de mano de obra trabajadas, los costos de reparación de equipo o maquinaria por un mal uso, tiempos ociosos, etc.
El costo al que se adquiere la materia prima será responsabilidad del responsable del departamento de compras y el salario pagado por hora de mano de obra será responsabilidad del departamento de recursos humanos. También, hay que tener en cuenta que el costo de las materias primas y de la mano de obra dependen en gran medida de las condiciones económicas del país: inflación.
El gerente tendrá que elaborar un informe de desempeño de los costos que permita analizar las variaciones en los desembolsos monetarios para medir y comparar lo presupuestado contra lo real. Presentándose tres posibilidades:
- El costo real es mayor que el presupuestado. Se tiene un desembolso mayor del previsto y es necesario rastrear las causas que provocan el incremento para implementar acciones correctivas.
- El costo real es igual al presupuestado. En este caso se ha ejercido el presupuesto a cabalidad.
- El costo real es menor que el presupuestado. La variación es favorable y se tienen ahorros. En este caso se debe analizar que provoca los ahorros para potenciar una fortaleza.
Los informes de desempeño deben realizarse de manera periódica para evitar incurrir en pérdidas, además, el informe no tendrá ninguna utilidad si no se realizan las acciones pertinentes.
El enfoque de centros de costos permite que las empresas mejoren el control del presupuesto y la medición del desempeño de cada unidad de control y responsabilidad.
Otros ejemplos son: una máquina que genera costos por consumo de energía, seguros, mantenimiento, y reparaciones; el departamento de seguridad industrial que genera costos por salarios, materiales de oficina y equipo de seguridad; una cuadrilla de trabajadores que generan costos por salarios, equipo de seguridad, ropa y calzado industrial.
No es posible recomendar una división para todas y cada una de las empresas, es necesario que cada organización determine los centros de costos según la relevancia de los costos en los que incurre.
El responsable de un centro de costos tomará mejores decisiones al identificar las variaciones favorables (fortalezas) y desfavorables (debilidades) comparando los presupuestado con lo real.