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¿Qué es la subcontratación?
En la subcontratación, también llamada outsourcing, tercerización o externalización, una empresa decide que ciertas actividades o servicios sean realizadas por un proveedor externo especializado. La idea se popularizó mucho desde los años 80 y 90 cuando las empresas empezaron a buscar formas de ser más ágiles ante un mundo cada vez más competitivo. El supuesto es que las empresas son más productivas cuando se enfocan en lo que las hace únicas y dejan el resto en manos de expertos.
Una panadería se destaca haciendo bolillos y bizcochos, pero el dueño tiene que lidiar con la contabilidad, el mantenimiento de las máquinas y el soporte técnico de la página web. ¿No sería mejor subcontratar la contabilidad, el mantenimiento y el soporte técnico? El dueño de la panadería podría pasar más tiempo probando nuevas recetas y atendiendo clientes. Del mismo modo, una startup puede subcontratar el desarrollo de su app a un expertos en otra ciudad o país, una fábrica puede encargar el transporte de sus productos a una empresa logística especializada, y un banco puede dejar el call center en manos de una compañía que se dedica a eso. Los servicios como la limpieza de oficinas, la seguridad o el manejo de nóminas son candidatos a subcontratarse.
La subcontratación puede ahorrar dinero y dolores de cabeza. Mantener empleados internos implica sueldos, prestaciones, capacitación, oficinas, equipo y todo el papeleo. Al subcontratar, conviertes costos fijos en variables, pagas solo por lo que necesitas, cuando lo necesitas. Además, accedes a talento y tecnología de primer nivel sin invertir grandes cantidades en capacitación o en maquinaria. El proveedor externo, al especializarse en una sola cosa, suele hacerlo mejor, más rápido y a menor costo.
Otro beneficio es la flexibilidad. Si la demanda presenta fluctuaciones, no tienes que contratar y luego despedir personal; simplemente ajustas el contrato con el proveedor. Muchas empresas recurren a la subcontratación para enfocarse en su negocio, en aquello que las hace diferentes de la competencia. Nike, por ejemplo, diseña y vende zapatos, pero subcontrata buena parte de la fabricación a productores especializados en Asia.
Sin embargo, hay riesgos. Si el proveedor tiene un mal día, tu cliente lo resiente y la reputación de tu marca puede dañarse. La comunicación puede complicarse, sobre todo si están en diferentes países o husos horarios. También surgen preocupaciones sobre confidencialidad y seguridad de datos. A veces los trabajadores subcontratados tienen malas condiciones, lo que ha sido objeto de críticas y reformas legales con el propósito de evitar abusos.
La subcontratación, cuando funciona, es una herramienta que permite a las empresas crecer sin volverse lentas y pesadas. Cada empresa hace lo suyo mejor que nadie.
Ejemplo de análisis de punto de equilibrio: producir o subcontratar
El análisis de punto de equilibrio es una herramienta que te ayuda a tomar una decisión basada en números. Los costos fijos siempre están ahí aunque no hagas nada (ej. la renta de la fábrica, los sueldos de supervisores o el mantenimiento de máquinas), por su parte, los costos variables solo aparecen cuando produces (ej. materia prima o energía). Cuando lo haces tu mismo, incurres en más costos fijos porque invertiste en maquinaria, equipo y personal propio, pero obtienes economías de escala, la producción de cada unidad adicional cuesta menos. En cambio, al subcontratar, reduces los costos fijos, pues no compras máquinas ni equipo ni pagas nóminas, pero pagas más por cada unidad que te entrega el proveedor externo.
El análisis de punto de equilibrio te muestra en qué cantidad de producción las dos opciones cuestan lo mismo. Por debajo de ese punto, es más conveniente subcontratar porque evitas los costos fijos. Por encima de ese punto, producir es mejor porque cada unidad adicional se traduce en más margen.
Pensemos en una empresa que fabrica componentes electrónicos. Producirlos cuesta $190,000 al año en costos fijos y $150 por cada unidad. Un proveedor externo ofrece hacer lo mismo por $200 la pieza, sin costos fijos adicionales para la empresa. Definimos:
- Costo total de producción:
- Costo total de subcontratación:
- Costo variable unitario si se produce:
- Costo variable unitario si se subcontrata:
- Costos fijos:
- Cantidad producida o subcontratada:
Para identificar los rangos en que nos conviene subcontratar o producir procedemos de la siguiente manera:
Ahora, sustituimos los valores de nuestro problema:
La cantidad en equilibrio es igual 3,800 componentes electrónicos, es decir, el costo total de producción y el costo total de subcontratar son iguales para un volumen de 3,800 unidades. Para un volumen inferior a 3,800 unidades preferimos la subcontratación y para uno superior preferimos la producción. Esto se observa con claridad en la siguiente gráfica:
Observando la gráfica nos damos cuenta que se prefiere subcontratar para un nivel de producción que va de 0 a 3,800 unidades, pero a partir de 3,800 se prefiere producir. Si deseamos evaluar el costo para un nivel de producción concreto, digamos 5,700 unidades, simplemente sustituimos en las siguientes ecuaciones para calcular tanto el costo de producción total como el costo de subcontratación total:
Producir 5,700 unidades es más barato que subcontratar su producción. La producción de 5,700 unidades tiene un costo total de $1,045,000 y la subcontratación cuesta $1,140,000. Para un volumen de producción particular siempre elegimos la opción con el menor costo.
Es importante señalar que se deben evaluar otros criterios, como la calidad, el control, la velocidad de respuesta, riesgos de dependencia del proveedor o protección de tecnología propia. El análisis debe combinar los números con factores cualitativos. Con el análisis de punto de equillibrio también es posible correr escenarios: ¿qué pasa si el proveedor sube los precios?, ¿y si la demanda crece 10%?
Referencias:
- Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles • gestiopolis
- ¿Cuáles son los 3 tipos de outsourcing? Descubre los principales tipos de outsourcing
- Subcontratación – Wikipedia, la enciclopedia libre
- How Outsourcing Reduces Business Costs: Strategies and Examples
- Make-or-Buy Decision: Optimize Outsourcing and In-House Production
- Maximizing the Make-or-Buy Advantage