Las 5’s son una herramienta útil para mejorar la calidad y la productividad en el lugar de trabajo. Su implementación ayuda a reducir los desperdicios, lo que repercute en un aumento de la eficiencia y de la calidad de los productos y servicios que la empresa ofrece.
Índice
- Qué son las 5’s y para qué sirven
- Relación con la calidad y la productividad
- Evolución de las 5’s a las 6’s
- Ejemplos de las 5’s
Qué son las 5’s y para qué sirven
Las 5’s son una metodología de mejora continua que tiene como objetivo mejorar la calidad, la productividad y la seguridad en el lugar de trabajo. Fue desarrollada en Japón después de la Segunda Guerra Mundial y se ha adoptado en empresas de todo el mundo.
Es un conjunto de cinco principios básicos que se recomienda que las empresas implementen para mejorar su eficiencia, estos son: Seiri (clasificación), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (estandarización) y Shitsuke (disciplina).
La clasificación (seiri) se refiere a la eliminación de los elementos innecesarios en el lugar de trabajo, lo que significa identificar y separar lo que es necesario de lo que no lo es. La consecuencia de esta práctica es la reducción del desorden en el lugar de trabajo. La eliminación de lo no necesario o superfluo facilita la identificación de aquello que es necesario.
El orden (seiton) se relaciona con la disposición de un lugar para lo necesario. Esto incluye lugares para las herramientas, los materiales y los equipos, siempre de una manera que resulte accesible y eficiente. Gracias a ello, las personas no perderán el tiempo buscando las herramientas o materiales necesarios para realizar sus actividades, se evitarán pérdidas de tiempo.
La limpieza (seiso) señala la importancia de la eliminación de la suciedad. Este principio contribuye a la seguridad, al considerar la identificación y eliminación de los riesgos que suponen accidentes.
La estandarización (seiketsu) establece normas y procedimientos que ayudan a asegurar que todos los empleados hagan las cosas de la misma manera, de este modo, las personas pueden distinguir una situación normal de la que no lo es.
La disciplina (shitsuke) es importante porque ayuda a mantener la calidad y la eficiencia a lo largo del tiempo.
Relación con la calidad y la productividad
Al seguir estos principios, las empresas mejoran la calidad y productividad, por ejemplo, las 5’s contribuyen a la eliminación de desperdicios en todas sus formas, ya sea en forma de tiempo perdido buscando herramientas, materiales o información, o en forma de exceso de inventario o recursos no utilizados.
Un lugar de trabajo limpio y seguro mejora la moral y, por lo tanto, la productividad de los empleados, además, refuerza el ánimo de los trabajadores al reducir los riesgos de accidentes.
La estandarización favorece la calidad, pues facilita la identificación y corrección de problemas en cualquier actividad a realizar. Adicionalmente, los procesos estandarizados se distinguen por la reducción de la variabilidad, lo que conduce a una mayor calidad en los resultados.
Evolución de las 5’s a 6’s
Esto se refiere a la adición de un sexto principio: la seguridad. Al incorporar la seguridad, las empresas logran crear un ambiente de trabajo seguro y saludable, lo que aumenta la motivación del personal y, en consecuencia, se obtiene mayor productividad.
Esta modificación es recomendable para empresas que necesitan enfatizar la importancia de la seguridad e higiene, ya sea identificando los riesgos para prevenir accidentes (equipo de protección personal, capacitación, procedimientos de emergencia, etc.), eliminando los riesgos de salud relacionados con factores ambientales (vibración, polvo, ruido, etc.).
Además, es importante promover la cultura de la seguridad a través de la participación de los empleados en la identificación y prevención de riesgos, alentar la comunicación sobre temas de seguridad y salud, y, asimismo, reconocer y recompensar el comportamiento seguro.
Ejemplos
La implementación de las 5’s debe ser coherente con las necesidades y características particulares de cada empresa, pero en general, promueven la organización, el orden, la limpieza, la seguridad y la eficiencia.
A continuación se explican dos ejemplos sobre la utilidad de las 5’s, primero en una planta y, después, en una oficina.
Fábrica o taller
Seiri (clasificación). Eliminación de herramientas, equipos o materiales innecesarios de las áreas de trabajo para liberar espacio y reducir el tiempo de búsqueda de los mismos.
Seiton (orden). La disposición de herramientas y materiales para que estén fácilmente accesibles, reduce los tiempos de preparación y minimiza los riesgos de accidentes.
Seiso (limpieza). Mantener las máquinas y equipos limpios y en buen estado favorece la prevención de fallas y aumenta la utilización de los mismos. Al mismo tiempo, se promueve un ambiente de trabajo más seguro.
Seiketsu (estandarización). Los procedimientos estandarizados para el mantenimiento, la limpieza y la organización de las áreas de trabajo aseguran que todos los empleados sigan las mismas prácticas. Así, se mejora la eficiencia y la calidad del trabajo. También, se facilita la capacitación en dichas normas.
Shitsuke (disciplina). Para obtener el máximo potencial de los beneficios de las 5’s es necesario mantener los estándares a lo largo del tiempo, para ello son determinantes la responsabilidad y el compromiso de todos los empleados para mantener un entorno de trabajo ordenado y seguro a largo plazo.
Oficina
Seiri (clasificación). Se separan los documentos en necesarios y no necesarios, después se eliminan los documentos o archivos obsoletos o no necesarios, resultado en la liberación de espacio de almacenamiento y en la agilización de la búsqueda de información.
Seiton (orden). Se designan lugares para escritorios, archivos y suministros de oficina de la manera que se considere más conveniente en relación a la accesibilidad, lo cual reduce el tiempo invertido en buscar documentos.
Seiso (limpieza). La moral y la motivación de los empleados mejora al mantener una oficina limpia y ordenada, pues se crea un ambiente de trabajo agradable y profesional.
Seiketsu (estandarización). Las políticas y procedimientos estandarizados para la administración de documentos favorece la eficiencia.
Shitsuke (disciplina). Solamente se capitalizarán los beneficios de las 5’s promoviendo su cumplimiento en el largo plazo.
Temas relacionados con la estrategia de crecimiento: