Definición: Coordinación de los recursos naturales, humanos, financieros, tecnológicos, etc., para lograr un fin específico mediante el mejor desempeño posible.
La administración coordina el aprovechamiento de todos los recursos disponibles y/o necesarios para lograr un fin. El desempeño involucra el concepto de productividad: lograr la mayor eficiencia con el menor esfuerzo o consumo de recursos posible.
El factor humano es imprescindible pues en las empresas o en las organizaciones públicas es necesaria la delegación de responsabilidades. La administración debe encontrar los mecanismos para sumar los esfuerzos individuales hacia la consecución del fin que se desea, por ejemplo, liderazgo, incentivos, etc.
La administración realiza los siguientes quehaceres:
- Definen los objetivos y metas que se persiguen.
- Establecen los planes, programas y proyectos para lograr los objetivos y metas.
- Precisan las actividades que componen los proyectos y, con ello la ruta crítica, es decir, el tiempo más corto en el que es posible terminar el proyecto.
- Determinan los recursos necesarios para lograr el cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos.
- Crea un organigrama que identifica los diferentes cargos y sus respectivas responsabilidades.
- Se motiva y conduce al personal hacia los objetivos mediante una comunicación y liderazgo efectivos.
- Se definen medidas del desempeño del proyecto para determinar si son necesarias acciones que garanticen la ejecución de lo planeado.
Estas actividades particulares dan lugar a 4 funciones de la administración que reciben el nombre de proceso administrativo que se describe a continuación de manera general:
- Planeación. En esta etapa se definen los objetivos, metas, programas, procedimientos, políticas, estrategias, etc.
- Organización. Se determina la división del trabajo y con ello la jerarquía y responsabilidades de cada puesto de trabajo.
- Dirección. Consiste en la actividad de los gerentes y directivos: toma de decisiones, supervisión, comunicación de la estrategia, etc.
- Control. Se lleva a cabo la medición del desempeño para tomar acciones correctivas mediante estándares definidos.